MELHORE SUA GESTÃO DO TEMPO EM 04 PASSOS

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A falta de tempo é uma constante da atualidade. Ouvimos diariamente alguém reclamar da sobrecarga de tarefas e da necessidade de mais tempo para dar conta de suas responsabilidades. Cada um de nós, em algum momento, já desejou mais tempo ou já criticou a falta dele. Mas até onde realmente nos falta tempo? Estamos com falta de tempo ou estamos usando mal o tempo que temos?

Muito já se escreveu sobre Gestão do Tempo. Eu mesma já sugeri, no “Livros que Recomendo”, a leitura de uma excelente publicação nesta área: Tríade do Tempo, do Christian Barbosa. Há também outros autores, blogs e posts sobre este conteúdo, muitos excelentes por sinal.

Desta forma, o que pretendemos aqui não é fazer mais uma explanação sobre este tema. Nossa proposta é provocar em você uma reflexão sobre como você tem gerido o seu tempo e contribuir para que você assuma uma nova postura neste sentido.

 1o passo - Autodiagnóstico:

Vamos parar para analisar um pouco a nossa realidade atual?
 

Use os questionamentos a seguir para fazer um autodiagnóstico de como você tem feito a sua “gestão do tempo”:

• Como e com o que você tem preenchido o seu dia?
• O que você tem priorizado?
• Quais atividades você tem dado mais atenção?
• Com o que você tem se envolvido?
• Quanto do seu tempo diário é dedicado a coisas realmente importantes e que estão diretamente ligadas ao que tem relevância para você e para seus objetivos de vida?
•  O que você tem deixado de fazer por falta de tempo?
• Com que periodicidade você adia seus compromissos e tarefas e/ou perde prazos?
• Quais são as consequências negativas de uma má gestão do tempo em sua vida?
• O que você ganharia se gerisse melhor seu tempo?

Existem muitas outras perguntas que você poderia se fazer para entender em que situação você se encontra em relação à gestão do tempo. Para facilitar, eu te convido, inicialmente, a responder a duas perguntas chaves. Tenha lápis e papel à mão, pense cuidadosamente sobre as questões abaixo e responda sinceramente:

•  O que você deveria PASSAR a fazer para aproveitar melhor o seu tempo?
• O que você deveria PARAR de fazer para aproveitar melhor o seu tempo?

Claro que, se possível, é válido responder a todas as perguntas anteriores. Porém, na falta de tempo (ironicamente falando, é claro!), responda pelo menos às duas últimas e a partir daí tenha um retrato do que é preciso mudar ou o que você tem feito de errado quanto à gestão do seu tempo.

2o passo - Foco nos seus objetivos:

Depois de entender como você tem usado o seu tempo e o que pode ser melhorado em relação a ele, vamos voltar a pensar em seus objetivos a curto, médio e longo prazo (falamos sobre isto no post “Aumente seu poder de realização”).
 

Tenha em mente o que você quer realizar, quais são seus planos futuros, o que é importante para você, quais seus valores, qual sua missão, onde você quer chegar, quais seus objetivos daqui pra frente. Se não os escreveu quando leu o post "Aumente seu poder de realização", faça-o agora.

E, porque é importante ter claro seus objetivos, sonhos, metas, planos? Porque o passo seguinte é justamente classificar suas atividades atuais em relação à relevância que têm para você. E para isto você precisa saber o que quer e onde quer chegar, certo?

Invista um tempo para pensar e escrever sobre isto. Para começar vamos focar em três perguntas chaves:

• Quais meus planos futuros?
• Quais são as minhas prioridades na vida?
• Quem quero ser? 

Ciente de seus objetivos e metas fica mais fácil definir suas prioridades diárias e manter o foco no que realmente contribuirá com seus planos futuros, ou seja, no que verdadeiramente é importante para você.

3o passo: Classifique as suas atividades em Urgente, Importante ou Circunstancial

Agora passemos à classificação de nossas atividades atuais. Mas antes, você sabe a diferença entre o que é importante, urgente e circunstancial? Sabe classificar suas atividades, responsabilidades e compromissos em questões importantes, urgentes e circunstanciais? Sabe o que fazer em cada destas situações?

Circunstanciais são as atividades desnecessárias ou excessivas. Aquelas que consomem seu tempo ou um tempo que você não previa, mas que poderia ter sido evitada. São gastos inúteis de tempo e tarefas feitas por comodidade ou por ser “socialmente” apropriadas.

Urgente são as atividades para as quais o tempo está curto ou se esgotou.  São as exigências em cima da hora ou que não podem ser previstas. Algo importante não realizado a tempo pode se tornar urgente.

Importante são as atividades que você faz e que são realmente relevantes em sua vida. Ligadas aos seus objetivos, sonhos, planos futuros. Aquelas que trazem resultado efetivo para você.

Dito isto, sugiro mais um exercício (lápis e papel à mão de novo!):

• Escreva todas as suas atividades atuais (tudo o que você faz hoje, seja pessoal ou profissionalmente).
• Em seguida, classifique cada uma de suas atividades como Urgente, Importante ou Circunstancial.

 Pronto, agora você tem um diagnóstico ainda mais completo da sua gestão do tempo.

4o passo - Faça as mudanças e ações necessárias

Agora que você já tem uma visão mais clara de como está sua situação em relação ao uso do seu tempo, pense sobre o que você precisa fazer para melhorar e ser mais produtivo.

O que você pode fazer para eliminar ou reduzir as atividades que hoje se encontram classificadas como Circunstanciais? O que você pode delegar? O que você pode deixar de fazer? Para o que e quem você precisa dizer não? Que hábitos você precisa mudar para parar de comprometer seu tempo com coisas sem importância para você?

O que precisa ser feito antecipadamente para que as atividades que hoje estão classificadas como urgentes sejam resolvidas?  O que hoje é urgente tem que ser resolvido imediatamente, então, como você vai fazer para concluir estas atividades? Monte um plano de ação imediato para colocar energia nestas ações e finalizá-las.

Finalmente você pode colocar energia nas atividades que são importantes. Como você vai agora dividir seu tempo nas atividades que realmente são relevantes para você e que lhe agregam valor? Quais são os prazos que você dará a cada uma destas atividades? Com qual periodicidade as executará?

A partir de agora, cada vez que for assumir um compromisso, verifique antecipadamente como o classificaria. Se for circunstancial não hesite em descartá-lo; se for urgente, resolva; se for importante cuide adequadamente para que seja concluído a contento.

Acreditamos que com estes quatro passos (autodiagnóstico, foco nos objetivos, classificação das atividades e plano de ação) já é possível você realizar uma mudança considerável na forma como gerencia seu tempo atualmente.

Voltaremos a este assunto mais vezes, já que é impossível esgotá-lo em um post só. Por enquanto, pratique o que aprendeu, promova as mudanças necessárias e observe os resultados.

Uma semana proveitosa para você!

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