AUMENTE A SUA PRODUTIVIDADE

Arquivo Pessoal

Todos nós temos diariamente um conjunto de tarefas a concluir. Algumas são imediatas, outras já estão pendentes há algum tempo, outras são imprevistos, enfim. E muitas vezes podemos nos sentir perdidos neste emaranhado de ações necessárias diariamente.

Sabemos que um dia organizado é muito mais produtivo, ou seja, conseguimos fazer mais em menos tempo e com maior qualidade. Ganhamos em qualidade de vida, melhoramos nosso desempenho profissional e nos sentimos mais realizados e realizadores.

Temos a tecnologia a nosso favor e podemos fazer uso de softwares (programas de computador), APPs (aplicativos para celulares, smartphones ou tablets) ou planilhas eletrônicas para nos ajudar nesta tarefa às vezes árdua mas necessária. O bom e velho papel e caneta (agenda, bloco de anotações, caderno, etc.) também é válido e muitas vezes preferível para muitos de nós. Não importa o meio, o importante é cuidar para que consigamos lidar melhor com estas ações no dia a dia.

A seguir, apresentamos algumas sugestões de como se organizar melhor para não perder o controle de suas tarefas e compromissos diários e consequentemente aumentar sua produtividade:

1. Reserva um tempo todo início ou final de semana para avaliar todas as tarefas que precisará cumprir na semana seguinte.
• Avalie as tarefas e compromissos pendentes da semana anterior para reagendá-los.
• Anote todas as novas tarefas para a semana atual.
• Avalie suas anotações, pendências e prioridades para verificar o que entrará na agenda da semana.
2. Reserve um tempo ao final de cada dia para acompanhar o que foi realizado e o que precisará ser reagendado ou renegociado.
3. Ao registrar os compromissos que têm hora marcada, registre-os com hora de início, tempo previsto e inclusive tempo de deslocamento, para você ter uma ideia do tempo que ficará ocupada com este evento.
4. Separe as suas tarefas por temas/contextos, por exemplo, o que terá que ser feito na rua, no trabalho, em casa, no lugar x, para ou por fulano, telefonemas a dar, compras a fazer, e-mails a enviar, etc. Isto facilitará quando você estiver com tempo disponível e estiver na rua, por exemplo, já checa esta lista específica para verificar o que pode ser feito ali.
5. Tenha estas listas de tarefas que não tem hora marcada como uma tabela móvel (pode ser em papel ou usando algum aplicativo), ou seja, você poderá facilmente mover as tarefas de um dia para o outro já que não têm um dia certo pra fazer.
6. Por outro lado, procure cumprir as tarefas da semana para não sobrecarregar a semana seguinte.
7. Reserve sempre um tempo a cada dia para imprevistos. Se você planejar seu dia ocupando todos os horários não terá como agir nestes casos.
• Lembre-se também de agendar questões pessoais, momentos de lazer, almoços, etc. Não para “profissionalizá-los” e sim para ter ainda maior noção de tempo disponível.
8. Ande sempre com um bloco de anotações (em meio físico ou eletrônico) para anotar tarefas que surgem no dia a dia. Assim você não precisa ficar preocupado em esquecer algo importante.
9. Use um esquema de cores na sua agenda de papel ou eletrônica para diferenciar os diversos tipos de compromissos e tarefas que terá que executar. Isto facilita bastante.
10. Você pode ainda ter um painel ou mural com a agenda do mês, semana ou até mesmo do ano para acompanhar seus compromissos. Utilize post its para registrar os eventos neste espaço, assim fica fácil de substitui-los. Enxergar diariamente em frente a sua mesa de trabalho seus compromissos com certeza lhe ajudará a se organizar e a cumprir os prazos.
11. Mesmo que você não abra mão da agenda de papel, experimente utilizar agendas eletrônicas. Isto te possibilitará ter seus compromissos sempre a mão mesmo se esquecer a agenda física em casa, afinal, raramente saímos sem celular. Além disto, uma série de ações fica mais fácil se realizada eletronicamente, como registrar compromissos que ocorram periodicamente, por exemplo.
• Para este caso, sugerimos sincronizar o registro de seus compromissos com o Gmail. Assim você poderá ver sua agenda em todos os seus dispositivos (celular, tablet e notebook). Veja a configuração da agenda de seu celular/tablet para escolher esta opção.
12. Da mesma forma, sugerimos manter suas tarefas em algum aplicativo próprio para este controle. Assim você também terá acesso às suas tarefas em diversas plataformas e ainda poderá facilmente migrar uma tarefa de uma data pra outra ou de um contexto para outro, estabelecer prioridades, alarmes, vincular a um projeto, enfim, são muitas as possibilidades. Como sugestão de aplicativo para controle de tarefas temos o Doit.im, Any.do, Remember the Milk, dentre outros.

Muitos podem pensar que manter este tipo de organização e controle dá trabalho e despende muito tempo. Entretanto, muito mais trabalho e tempo se gasta com tarefas não realizadas e compromissos perdidos ou mal gerenciados, sem falar no stress que a falta deste tipo de gestão pode causar.

Os ganhos serão muitos e em todas as áreas. Por isto, experimente!

Não precisa fazer tudo, mas comece fazendo algo diferente do que faz hoje. Adapte à sua realidade e veja as melhorias que pode conseguir.

Em breve teremos outros posts com sugestões para aumento da sua produtividade. Se houver algum assunto neste contexto que você queira que abordemos, deixe sua sugestão nos comentários. Aproveite para nos contar como você se organiza com suas tarefas e compromissos ou quais ganhos teve implementando nossas sugestões.

Uma excelente semana com muita produtividade pra você!!!

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